Kontorkulturen ændrer sig konstant, og flere medarbejdere vælger at arbejde eksternt. Det behøver dog ikke at påvirke produktiviteten. At arbejde problemfrit og samtidig arbejde eksternt var næsten umuligt på én gang, men fremskridt inden for teknologi betyder nu, at du kan samarbejde med kolleger selv i de mest fjerntliggende områder. Microsoft Teams forenkler virkelig forenkler processen.
Sig "farvel" til endeløse e-mail-samtaler og hold styr på vedhæftede filer. Du kan uploade og dele filer samme sted, som du holder møder. Find ud af, hvordan du strømliner dine fjernkontorprocedurer og deler online ved hjælp af Teams.
Deling på et skrivebord
En af fordelene ved at uploade filer til Teams er, at du får et link til at dele en fil med andre. Det betyder, at du ikke behøver at uploade den samme fil flere steder for at give alle adgang til den.
Du kan dele filer på et par måder fra et skrivebord.
Under gruppe- eller en-til-en-chat
For det første kan du dele filer, mens du er i en chatsession. Gå til ikonet Vælg fil, der ligner en papirclips. Det er placeret lige under feltet, hvor du skriver beskeder. Når du vælger filen, uploader Teams en kopi af originalen.
Du har også en række muligheder for filadgang at dele. Du kan vælge at uploade direkte fra din computer, eller du kan bruge en Business-konto til OneDrive. Enhver tredjeparts cloud-lagring er også tilgængelig, hvis du eller din administrator har føjet den til Teams-appen.
Hvis du er imod at bruge papirclips-ikonet, kan du også uploade en fil ved at klikke på chattens Filer-fane. Rul ned og vælg Del for at uploade en fil.
Deling med dit team i en kanal
Du behøver ikke vente, indtil du chatter med et teammedlem for at uploade en video. Klik på det samme papirclipsikon for Vælg fil i kanalen.
Alternativt kan du også gå til fanen Filer på din kanal og klikke på Upload. Begge muligheder fører dig til det næste vindue, hvor du kan vælge filer.
Deling af et link
Du kan dele et link med dem i en gruppe eller individuelt. Dette er usædvanligt enkelt og fantastisk til deling af Google Docs, websteder, videoer og mere.
Alt du skal gøre er at trykke på formatikonet under chatboksen. Tryk derefter på de tre vandrette prikker og klik på 'Link.' Indsæt linket og send filen til din kontaktperson.
Deling med iOS
Hvis du arbejder fra en iOS-enhed, er det relativt nemt at dele en fil, og trinene ligner at bruge en Windows-pc. En af de nemmeste måder at dele på er at gå til ikonet Vælg fil papirclips, der er placeret under beskedboksen. Derfra skal du vælge filen fra din enhed eller bruge cloud storage.
Hvis du vil dele en fil, der allerede er på Teams, skal du trykke på ellipsen for Flere muligheder og rulle ned til Filer.
Alternativt kan du også dele inden for Teams ved at gå til en allerede uploadet fil og trykke på ellipsikonet Flere muligheder. Rul ned og vælg Del, og vælg derefter den person eller gruppenavn, du vil dele med, ved at bruge søgefunktionen.
Selvfølgelig kan du altid omgå disse trin og blot bruge funktionen Kopier link. Ved at bruge linket kan du dele filer uden for Teams-appen. Du kan også downloade en kopi til din telefon via indstillingen Send en kopi for at dele filen på et senere tidspunkt.
Deling med Android
Det er relativt ligetil at dele filer på en Android-enhed. Vedhæft filer under en samtale ved at trykke på ikonet Vælg fil papirclips under kompositionsboksen. Vælg en fil, du vil dele fra din mobilenhed eller cloud-tjeneste. Du kan også uploade filer på nettet eller desktop-appen for at se dem senere på din enhed.
Hvad hvis du vil dele noget, der allerede er uploadet til Teams? Gå til navigationslinjen i bunden af appen og stryg opad. Når du ser menuindstillingerne, skal du rulle til Filer og vælge det.
Derfra skal du lede efter den ønskede fil fra listen over nyligt åbnede filer eller cloud storage-filer. Tryk på ellipseikonet for Flere muligheder, og rul ned og tryk på Del.
For at vælge dine modtagere kan du gå til fanen Chat og søge efter gruppenavn, person eller nøgleord. Du kan også vælge modtagere fra fanen Kanal og søge efter kanalnavn eller nøgleord.
Samarbejde gjort nemt med delefunktionen
Del og samarbejd om filer problemfrit med den samme app, som du bruger til at afholde møder. Du har en række muligheder for at uploade og kan endda samredigere filer på samme tid. Kommenter videofiler eller rediger MS Office-dokumenter i samklang med andre teammedlemmer. Dine ændringer flettes problemfrit, mens du arbejder på filen.
Hvor ofte bruger du Teams Share-funktionen? Hvad er din foretrukne måde at dele på? Hvorfor? Fortæl os om dine oplevelser i kommentarfeltet nedenfor.