Du kan gøre mange ting for at forbedre dit teams effektivitet, og at bruge en samarbejdshub som Microsoft Teams er en af dem. Det er et fantastisk kommunikationsværktøj, du kan bruge til at chatte, dele filer og have lyd- og videomøder med dit team.
Hvis du lige er begyndt med Teams, er du muligvis ikke sikker på, hvordan du planlægger et møde. Der er flere måder, du kan gøre dette på, og dine muligheder afhænger af, hvilken Microsoft Teams-version du bruger. I denne artikel giver vi dig alle de detaljer, du har brug for at vide.
Planlægning af et møde i Microsoft Teams
Din Microsoft Teams-konto er forbundet til alle Microsoft 365 Group-produkter som SharePoint, Outlook, Yammer osv. Og den kalender, du bruger i Teams, er direkte forbundet med Microsoft Exchange-kalenderen.
Outlook bruger også Exchange-kalenderen. Det betyder, at når du planlægger et møde via Outlook, vises det automatisk i Teams og omvendt. Sådan kan du planlægge et møde i Microsoft Teams:
- I Teams-chatten skal du klikke på Planlæg et møde ikon (under boksen for den nye besked.)
- Vælg derefter Kalender, som er i venstre sidepanel, og klik derefter på Nyt møde.
- Et pop op-vindue vises. Du kan vælge tidspunkt og dato for mødet.
- Når du er færdig med planlægning, skal du klikke Gemme. Derefter lukkes pop op-vinduet, og du kan sende mødeinvitationerne ved hjælp af Outlook.
Planlægningsassistent
På pop op-vinduet kan du også bruge funktionen af Planlægningsassistent. Denne funktion hjælper dig med at finde det rigtige tidspunkt for alle medlemmer af dit team, inklusive dig.
Når du vælger denne mulighed, vil du kunne se, hvornår mødedeltagerne er ledige, og hvornår de har travlt. Mørkeblå repræsenterer de tidsintervaller, hvor de ikke er tilgængelige. De lyseblå pladser er de ledige tider, og de grå tidsspalter er deltagerens ikke-arbejdstid.
Inviter folk uden for dit team
En af de fantastiske ting ved Microsoft Teams er, at du kan invitere folk uden for din organisation til at deltage i mødet.
De behøver ikke engang at have en Microsoft Teams-licens. Alt du behøver er deres navn og e-mailadresse, og du kan sende invitationen. Her er hvad du skal gøre:
- Åbn Tilføj nødvendige deltagere mulighed i pop op-formularen Nyt møde.
- Klik på Valgfri.
- Indtast personens e-mailadresse.
- Klik på Invitere, vil en e-mail-invitation snart lande i deres indbakke.
Du kan også planlægge et møde, der finder sted i en bestemt Teams-kanal. På den Nyt møde form, vælg Tilføj kanal. Når du har konfigureret det og sendt invitationerne, kan du ikke ændre kanal.
Hvis du har brug for at foretage en ændring, bliver du nødt til at oprette nye invitationer. Hvis et møde skal finde sted på en kanal, vil alle, der er en del af det pågældende team, også kunne deltage i mødet, selvom de ikke fik invitationen.
Microsoft Teams gratis udgave
Hvis du bruger en gratis udgave af Teams, undrer du dig måske over, hvor planlægningsmuligheden i din app er. Nå, desværre, i den gratis version af Microsoft Teams, kan du ikke planlægge et møde.
Men det betyder ikke, at du slet ikke kan holde et møde. Appen har Mød nu mulighed for, hvornår du skal samle holdet hurtigt.
Alt du skal gøre er at klikke på kameraikonet ved siden af Mød nu og vælg derefter alle navnene på personer, der skal deltage i mødet. Denne funktion er også tilgængelig for abonnementsbaserede Teams-konti.
Mere om Microsoft Team Meetings
Du kan have op til 250 personer i et enkelt Teams-møde. Du kan dog ikke se alle deltagere på samme tid. Før de seneste opdateringer kunne du kun se op til fire aktive deltagere i et opkald. Nu kan du have ni deltagere på skærmen på én gang. Men den nye opdatering bragte nogle andre spændende innovationer.
Microsoft Teams mødedeltagere har nu bedre lydkvalitet og tilpassede baggrunde til møderne. Du kan også fastgøre en video, hvis der er behov for at fokusere mere opmærksomhed på en bestemt mødedeltager. Andre møderelaterede funktioner inkluderer en virtuel lobby, skærmdeling og interaktiv fejlfinding.
Bring dit hold tættere på
Der er mange måder, hvorpå du kan gøre din arbejdsplads mere effektiv ved hjælp af Microsoft Teams. Det er for det meste en chatbaseret og fildelingsapp. Men det er også et fantastisk værktøj, når du skal have en videokonference med dit team.
Planlægning af et møde med en planlægningsassistent gør logistikken med at finde det rigtige tidspunkt meget mere behagelig. Og hvis nogen ikke er en del af din organisation eller dit team, kan de stadig deltage. Bare send dem en invitation via e-mail.
Har du nogensinde deltaget i et Microsoft Teams-møde? Eller planlagt en? Fortæl os det i kommentarfeltet nedenfor.