Håndtering af dokumenter er en af de vigtigste ting i SharePoint. I erhvervslivet er dokumenter ofte ting, der udvikler sig. De kan starte på OneDrive for Business og ende på organisationens Team Site. Dokumenter skifter ofte placering, så det er vigtigt at kende ins og outs ved at flytte dokumenter i SharePoint.
Flere måder at gøre det på
Alle, der har arbejdet i SharePoint, ved, at der er mange måder at få en bestemt opgave udført på. Flytning af dokumenter er ingen undtagelse. Om du ender med at bruge File Explorer eller Migration Tool afhænger af en række faktorer, såsom antallet af flyttede dokumenter, vigtigheden af opbevaring af versionshistorik, metadata og mere.
1. Fil Explorer
For at flytte et dokument ved hjælp af File Explorer skal du åbne både mål- og kildedokumentbiblioteket (det er lige meget, om det er det samme sted). Vælg Fil Explorer i rullemenuen. Dette åbner en Explorer-visning for hvert af bibliotekerne. Brug træk-og-slip til at flytte elementer mellem de to stifindervisninger.
Du kan flytte både mapper og filer og beholde indholdstyper, hvis både kilde- og målplaceringerne har definerede indholdstyper. Denne metode bevarer også tilpassede metadata, hvis både kilde- og målplaceringerne er defineret ved hjælp af de samme metadata.
Processen er dog manuel, og det er mere en kopi end en flytning, hvilket betyder, at du skal slette kildeelementerne efter flytning. Den beholder ikke versionshistorik eller den oprettede, oprettede af, ændrede og modificerede af egenskaber.
2. Flyt til/Kopiér til
Selvom det er nyttigt og enkelt Flytte til og Kopier til kommandoer er kun tilgængelige på SharePoint Online. Denne mulighed giver dig mulighed for at flytte dokumenter fra OneDrive for Business eller SharePoint til en destination i SharePoint eller OneDrive. Vælg filen og klik på en af de to kommandoer. Det Flytte til vil flytte dit dokument med metadata og versionshistorikbeskyttelse til en anden mappe i det samme bibliotek, til et andet bibliotek eller til et andet websted.
Denne metode er perfekt til slutbrugere, da den er enkel og ligetil. Det giver dig mulighed for at kopiere og flytte både filer og mapper. Det bedste er, at det bevarer indholdstyper, tilpasset metadataversionshistorik, og de oprettede, oprettede af, ændrede og modificerede af egenskaber. Det Kopi at kommandoen bevarer dog kun den seneste version – den største ulempe er naturligvis det faktum, at denne metode er eksklusiv for SharePoint Online.
3. Administrer indhold og struktur
Hvis du aktiverer SharePoint Servers udgivelsesinfrastrukturfunktion, vil du kunne se et Administrer indhold og struktur-link, når du navigerer til Site Administration. Ved at bruge denne funktion kan du flytte/kopiere dokumenter. Dette er et af de bedste hacks, der hjælper dig med at flytte flere dokumenter samtidigt, mens du bevarer versionshistorikken, oprettet, oprettet af, ændret og modificeret af egenskaber. Indholdstype og metadata bevares også ved hjælp af denne metode.
Du bliver dog nødt til at slå udgivelsesfunktionen til. Selv da vil du ikke være i stand til at flytte flere mapper. Måske er den største ulempe ved denne metode, at du skal være webstedsejer for at bruge den. Åh, og det virker kun på et enkelt websted.
4. Indholdsarrangør
Du skal blot aktivere funktionen Content Organizer og derefter vælge de routingregler, du vil bruge, og læg det dokument, du vil flytte, i drop-off-biblioteket. Denne metode giver dig også mulighed for at flytte dokumenter til et hvilket som helst andet websted. Det tager et stykke tid at konfigurere, men du behøver kun at gøre det én gang. Det bevarer også indholdstyper og brugerdefinerede metadata.
Selvom det ikke beholder versionshistorik og kræver en administrator, har det en nyttig funktion, der giver dig mulighed for at dirigere dit dokument til en mappe.
5. SharePoint-migreringsværktøj
Microsoft ved, at det kan være en smule vanskeligt at flytte dokumenter i SharePoint. Det er grunden til, at virksomheden kom med det gratis SharePoint-migreringsværktøj. Dette værktøj håndterer alt fra små til store migreringer, der kan omfatte filer, mapper og endda lister fra dit SharePoint-websted. Elementerne flyttes til OneDrive eller SharePoint.
Den mest åbenlyse fordel ved denne metode er værktøjets evne til at håndtere store migrationer. Det er også meget tilpasseligt og bevarer versionshistorik. Det er dog ikke kompatibelt med SharePoint-versioner før 2013. I modsætning hertil er nogle tredjeparts migreringsprodukter betydeligt mere tilpasselige.
6. Tredjepartsprodukter
De fleste kvalitetsprodukter fra tredjepartsdokumentmigrering er ikke gratis, men de har en tendens til at yde fantastisk, især til store migreringer. De har tendens til at være skalerbare og meget tilpasselige. De fleste af disse produkter er i stand til at beholde alt, inklusive indholdstyper, metadata, alle egenskaber og versionshistorik.
På den anden side koster denne metode penge. Når du tænker på, at du betaler for et værktøj, der hjælper dig med at flytte dokumenter, vil du begynde at undre dig over, hvorfor SharePoint ikke allerede kommer med en brugervenlig mulighed. En anden ulempe her er, at tredjepartsprodukter kræver en administrator for at konfigurere og køre dem.
7. Brugerdefineret løsning
Endelig kan du kode din egen tilpassede løsning via en række forskellige teknikker såsom REST API. Slutbrugeren behøver ikke at rute noget, du kan tilpasse så meget du vil, og du kan sikre dig, at alt bevares i dokumenterne. På den anden side skal du kunne kode og bruge lidt tid på at skrive og vedligeholde koden, hvilket især kan være vanskeligt omkring tidspunktet for produktopdateringer.
Vælg din metode
Der er endnu flere metoder til at flytte dokumenter i SharePoint, men disse burde dække de fleste af dine behov. Overvej, hvad du har brug for først, og snart ved du præcis, hvilken metode du skal bruge til hver.
Hvilken af disse metoder foretrækker du? Har du brugt mere end én? Drøfte.