Google Docs tilbyder teams og kolleger over hele verden muligheden for at samarbejde om et projekt online problemfrit og effektivt. Arbejd solo eller samtidigt på et hvilket som helst tidspunkt af dagen uanset tidszone.
"Det er ret fedt. Hvad med evnen til at kommunikere med hinanden? Er du udsat for bare at efterlade kommentarer?”
Det er en måde at gøre det på. Dog ikke en særlig god måde. Du kan altid bare chatte ved hjælp af en app eller sociale medieplatforme som Slack eller Facebook Messenger. De virker, og det er meget sandsynligt, at alle har en Facebook-konto. Du kan dog undgå al den tredjepart, hoppe rundt og komme i gang med at chatte lige der i Google Doc.
"Google Docs har også en chatfunktion?"
Det gør det! Bare åbn den og gå i gang med at skrive. Foretrækker du tale-til-tekst frem for kliklydene på dit tastatur? Så længe du har en mikrofonopsætning på din pc, er det blot et par nemme trin til at komme i gang.
Fortsæt med at læse for at finde ud af, hvordan du kan chatte i et Google-dokument.
Kommunikation i Google Docs
Kommunikation i et Google-dokument er super nemt at opnå uden at bruge en ekstern kilde eller app. Mens du arbejder samtidigt med dine arbejdskammerater, kan du trække en chatboks frem, skrive beskeden og sende den ud. Enhver, der i øjeblikket arbejder i dokumentet, vil modtage den samme besked, som chatfunktionen bruges til åben kommunikation.
Sådan begynder du at bruge chatfunktionen:
- Hav Google-dokumentet åbent foran dig.
- Du skal også bruge en anden, der arbejder på dokumentet på samme tid, ellers vil funktionen ikke være til stede til brug. Anonyme seere tæller ikke, da chat kun er tilgængelig for dem, som dokumentet specifikt blev delt af.
- Klik på øverst til højre i vinduet Snak .
- Indtast den besked du ønsker, og tryk på Sende knappen eller bare tryk på Gå ind .
- Når du ikke længere har brug for chatfunktionen, skal du klikke Tæt øverst til højre i chatvinduet.
Når du lukker chatvinduet, er du endnu ikke fjernet fra selve chatten. Beskeder vil stadig blive modtaget, mens samtalerne fortsætter. De brugere, der i øjeblikket er i dokumentet, og som ikke har deres chatvindue åbent, vil have en rød prik vist over Snak ikon. Dette vil indikere for dem, at nogen har sendt en besked, som de endnu ikke har læst. Dem med chatvinduet åbent vil modtage beskeder, efterhånden som de bliver skrevet ud.
Alle, der i øjeblikket er logget ind på Google Doc, kan se beskederne. Den eneste undtagelse er dem fra anonyme konti. De kan ikke se chatten eller dem, der i øjeblikket deltager i en samtale.
Når du lukker Google-dokumentet eller logger af det, fjernes de automatisk fra chatten. Hvis de skulle komme tilbage i dokumentet, vil al chat, der er blevet modtaget, samt alle beskeder sendt i deres fravær ikke være synlige.
Chats vil ikke blive gemt, og der er heller ikke en måde at eksportere dem på. Hvis du gerne vil beholde et arkiv over tidligere chatsessioner, skal du gøre det ved at tage skærmbilleder af samtalen. For dem, der samarbejder ved at bruge en mobilenhed, er alt hvad du skal gøre at åbne filen. Du kan allerede chatte uden ekstra trin.
Brug af tale-til-tekst
I Google Docs er alt, hvad du behøver, en fungerende mikrofon og en pc for at droppe den grundlæggende chat for den mere håndfri tale-til-tekst-mulighed. Du vil være i stand til at pause og genoptage diktering til enhver tid ved at bruge verbale kommandoer.
Før du går i gang:
- Sørg for, at din mikrofon er indstillet korrekt og er fuldt funktionsdygtig.
- I øjeblikket er tale-til-tekst kun tilgængelig for pc-brugere og fungerer ikke fra din mobile enhed.
- Funktionen fungerer bedst, når din stemme kommer tydeligt frem, så sørg for, at dit arbejdsmiljø er fri for unødvendig baggrundsstøj.
Hvad du skal gøre for at begynde at bruge tale-til-tekst:
- Åbn Google-dokumentet inde i Chrome-browseren.
- Fra menuen øverst, klik på Værktøjer og så Stemmeskrivning...
- En mikrofonboks vises, hvis den er aktiv. Du skal klikke på den for at aktivere din mikrofon til at begynde at diktere tale-til-tekst.
- Tal tydeligt og i normalt tempo, så talen er let opfanget og fejlfri.
- Når du er færdig med diktatet, skal du klikke på mikrofonboksen igen for at lukke den.
Hvis du på noget tidspunkt under din tale føler, at du har lavet en fejl eller snublet over dine ord, kan du bruge musen til at rette det. Flyt bare markøren til det sted, hvor fejlen blev lavet, og ret den, før du slukker for mikrofonen.
Når fejlen er blevet rettet, kan du for at fortsætte med diktatet flytte markøren tilbage til hvor du slap.
Stemmekommandoer og tegnsætning
Brugen af stemmekommandoer er kun tilgængelig på engelsk. Både kontosproget og sproget for Google Doc skal også indstilles til engelsk, ellers fungerer det ikke. For at se en komplet liste over alle tilgængelige kommandoer kan du tjekke den officielle artikel i Hjælpecenteret eller sige "stemmekommandoer hjælp" i din mikrofon, mens du skriver stemme.
De tilgængelige kommandoer kan hjælpe dig med at redigere og formatere Google Doc, mens du bruger tale-til-tekst. Du kan også tale tegnsætning for at placere den, hvor det er relevant. En liste over brugbare tegnsætnings- og kommandoord:
- Periode
- Komma
- Udråbstegn
- Spørgsmålstegn
- Ny linje
- Nyt afsnit
Kan ikke bruge chatfunktionen
Du og en anden bruger er begge i Google Doc og forsøger at kommunikere, men af en eller anden grund er chatikonet ingen steder at finde. Dette kan være af et par forskellige årsager:
- Begyndende med den mest usandsynlige mulighed for, at du kan være mindreårig. Ja, du læste rigtigt. Hvis du i øjeblikket er under tretten år (kan findes via din Google Gmail-kontoprofil), slås chatfunktionen automatisk fra.
- Som nævnt ovenfor kan anonyme brugere ikke se eller deltage i diskussionen på Google Docs. Det kan være, at du ikke er logget ind på din Gmail-konto (eller den forkerte), eller at du er blevet fjernet fra projektet. Tjek førstnævnte, før du går amok på Doc-ejeren for at starte dig op uden varsel.
- En administrator kan slå chatfunktionen fra, hvis du i øjeblikket arbejder med G Suite. Bliver nødt til at tage det op med den, der kører dit systems sikkerhed på arbejdet for at få det aktiveret. Det er også muligt at blive inviteret til at se et dokument af en person, der i øjeblikket bruger G Suite, hvor deres administrator også har deaktiveret Chat.