Du kan bruge Excel til at opdele oplysninger i mindre stykker. At finde de data, du har brug for, og manipulere dem er et vigtigt mål for mange Excel-brugere.
Hvis du har en persons fulde navn, skal du muligvis nulstille kun vedkommendes fornavn eller efternavn. For eksempel, hvis du sender en venlig automatiseret e-mail til dine kunder, skal du bruge deres fornavne for at undgå at lyde upersonlig. Hvis du kigger over en liste over respondenter, kan det være vigtigt blot at bruge deres efternavne eller at skjule deres efternavne for at bevare anonymiteten.
Excel gør denne proces ligetil, og der er mange forskellige tilgange, du kan tage. Her er et selvstudie, der hjælper dig med at oprette separate kolonner for fornavn og efternavn ved hjælp af formler. Vi dækker også spørgsmålet om mellemnavne.
Excel-formler til opdeling af navne i dele
Hvor starter du?
Adskillelse af fornavne
Dette er den generiske formel:
=VENSTRE(celle,FIND(" ",celle,1)-1)
For at udføre det, udskift celle med cellemarkøren, der indeholder det første fulde navn, som du vil opdele. I dette eksempel vil du vælge B2 og indtaste formlen:
=VENSTRE(A2,FIND(" ",A2,1)-1)
Det er dog vigtigt at bemærke, at på nogle enheder bruger denne formel semikolon i stedet for kommaer. Så hvis ovenstående formel ikke virker for dig, skal du muligvis bruge følgende version i stedet:
=VENSTRE(celle;FIND(" ";celle;1)-1)
I eksemplet ville du bruge:
=VENSTRE(A2;FIND(" ";A2;1)-1)
Nu kan du blot trække udfyldningshåndtaget ned til slutningen af kolonnen Fornavn.
VENSTRE-funktionen lader dig adskille en streng, startende fra venstre ende af teksten. FIND-delen af denne formel lokaliserer det første mellemrum i det fulde navn, så du får den del af dit fulde navn, der kommer før et tomt mellemrum.
Derfor forbliver bindestregede fornavne sammen, og det samme gør fornavne, der indeholder specialtegn. Men kolonnen Fuldt navn vil ikke indeholde mellemnavne eller melleminitialer.
Komma eller semikolon?
Hvorfor er formlen ikke den samme for alle?
For mange Excel-brugere bruger Excel-funktioner kommaer til at adskille inputdata. Men på nogle enheder er de regionale indstillinger anderledes.
For at finde ud af, hvilket symbol der bruges af din Excel, skal du blot begynde at skrive i formlen. Når du starter, skal du indtaste =VENSTRE(, vil du se en svævetekst, der foreslår den rigtige formatering.
Adskillelse af efternavne
Tag den samme tilgang til at adskille efternavne. Denne gang skal du bruge den HØJRE formel, som adskiller strenge fra højre side.
Formlen du skal bruge er:
=HØJRE(celle, LEN(celle) – SØG(“#”, ERSTAT(celle,” “, “#”, LEN(celle) – LEN(ERSTAT(celle, ” “, “”)))))
I eksemplet ovenfor ville du bruge følgende formel i celle C2:
=HØJRE(A2, LEN(A2) – SØG(“#”, ERSTAT(A2,” “, “#”, LEN(A2) – LEN(SUBSTITUTE(A2, ” “, “”)))))
Endnu en gang skal du muligvis skifte fra komma til semikolon, hvilket betyder, at du muligvis skal bruge:
=HØJRE(A2; LEN(A2) – SØG(“#”; ERSTAT(A2;” “; “#”; LEN(A2) – LEN(ERSTAT(A2; ” “; “”)))))
Bundstregede efternavne og efternavne med specialtegn forbliver intakte.
Hvorfor er denne formel mere kompleks end den for fornavne? Det er sværere at adskille mellemnavne og melleminitialer fra efternavne.
Hvis du ønsker, at mellemnavne og initialer skal stå med efternavnene, kan du bruge formlen:
=HØJRE(celle, LEN(celle) – SØG(" ", celle))
eller:
=HØJRE(A2, LEN(A2) – SØG(" ", A2))
eller:
=HØJRE(A2; LEN(A2) – SØG(" "; A2))
Men hvad nu hvis du vil adskille mellemnavnene? Dette er mindre almindeligt, men det kan være nyttigt at vide.
Adskillende mellemnavne
Formlen for mellemnavne er følgende:
=MIDDEL(celle, SØG(” “, celle) + 1, SØG(” “, celle, SØG(” “, celle)+1) – SØG(” “, celle)-1)
I eksemplet ovenfor får du:
=MIDDEL(A2, SØG(” “, A2) + 1, SØG(” “, A2, SØG(” “, A2)+1) – SØG(” “, A2)-1)
Hvis din Excel bruger semikolon, er formlen:
=MIDDEL(A2; SØG(" "; A2) + 1; SØG(" "; A2; SØG(" "; A2)+1) – SØG(" "; A2)-1)
Når du har indtastet formlen, skal du trække udfyldningshåndtaget ned. Her er en mellemnavn-kolonne tilføjet til eksemplet ovenfor:
Hvis det fulde navn ikke indeholder mellemnavn eller initial, får du nul-værdier i denne kolonne, som kan blive vist som #VALUE!. For at få tomme celler i stedet for #VALUE!, kan du bruge funktionen HVISER.
Så bliver din formel:
=IFEJL(MIDDEL(celle, SØG(” “, celle) + 1, SØG(” “, celle, SØG(” “, celle)+1) – SØG(” “, celle)-1),0)
eller:
=FEJL(MIDDEL(A2, SØG(” “, A2) + 1, SØG(” “, A2, SØG(” “, A2)+1) – SØG(” “, A2)-1),0)
eller:
=IFEJL(MIDDEL(A2; SØG(" "; A2) + 1; SØG(" "; A2; SØG(" "; A2)+1) – SØG(" "; A2)-1);0)
Én tilgang til at adskille flere mellemnavne
Hvad sker der, hvis nogen på din liste har flere mellemnavne? Ved at bruge ovenstående formel vil kun deres første mellemnavn blive hentet.
For at løse dette problem kan du prøve en anden tilgang til at adskille mellemnavne. Hvis du har oprettet kolonnerne for fornavn og efternavn, kan du blot klippe dem af. Alt, hvad der er tilbage, tæller som mellemnavn.
Denne formel er:
=TRIM(MIDDEL(celle1,LEN(celle2)+1,LEN(celle1)-LEN(celle2&celle3)))
Her refererer celle1 til cellemarkøren under kolonnen Fuldt navn, celle2 refererer til cellemarkøren under kolonnen Fornavn, mens celle3 refererer til cellemarkøren under kolonnen Efternavn. I eksemplet ovenfor får vi:
=TRIM(MIDDEL(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
eller:
=TRIM(MIDDEL(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
Hvis du går med denne formel, behøver du ikke bekymre dig om nulværdier.
Hurtig opsummering
Her er formlerne, som du kan bruge til at opdele fulde navne i dele:
Fornavne: =VENSTRE(celle,FIND(" ",celle,1)-1)
Efternavne: =HØJRE(celle, LEN(celle) – SØG(“#”, ERSTAT(celle,” “, “#”, LEN(celle) – LEN(ERSTAT(celle, ” “, “”)))))
Mellemnavne: =IFEJL(MIDDEL(celle, SØG(” “, celle) + 1, SØG(” “, celle, SØG(” “, celle)+1) – SØG(” “, celle)-1),0)
Alternativ formel for mellemnavne: =TRIM(MIDDEL(celle1,LEN(celle2)+1,LEN(celle1)-LEN(celle2&celle3)))
Adskillelse af for- og efternavne uden at bruge formler
Hvis du ikke har lyst til at skrive en masse formler, der kan blive indtastet forkert, så drag fordel af Excels indbyggede Konverter tekst til kolonner-guiden.
- Sørg for at Data fanen vælges fra menuen øverst og fremhæve den kolonne, du vil konvertere.
- Klik derefter på Tekst til kolonner.
- Dernæst skal du sørge for Afgrænset er valgt og klik Næste
. - Vælg nu Plads fra valgmulighederne og klik Næste.
- Skift derefter Bestemmelsessted til "$B$2” og klik Afslut.
Slutresultatet skal se sådan ud. 
.
Slutresultatet skal se sådan ud. 
Et sidste ord
Der er mange andre måder at løse dette problem på i Excel. Hvis ingen af de tilgængelige muligheder gør, hvad du har brug for, så lav noget mere research.
At bruge formler er relativt simpelt, og det afhænger ikke af den version af Excel, du bruger. Men du kan desværre stadig løbe ind i fejl.
For eksempel, hvis en persons fulde navn starter med deres efternavn, vil det blive splittet op den forkerte vej rundt. Formlerne vil også have problemer med efternavne, der indeholder præfikser eller suffikser, såsom le Carré eller van Gogh. Hvis en persons navn ender på Jr., vil det blive opført som deres efternavn.
Der er dog ændringer, du kan tilføje for at løse disse problemer, efterhånden som de vises. At arbejde med formler giver dig den fleksibilitet, du har brug for til at tackle disse kompleksiteter.