Google Docs er et fantastisk værktøj til samarbejde, da det giver flere personer mulighed for at redigere og arbejde på et enkelt dokument på samme tid uden at miste overblikket over, hvem der gør hvad.
Hvis du eller din organisation bruger Google Docs, kan det være nyttig information at vide, hvem i teamet der har set hvilket dokument og hvornår. Fra at sikre, at alle læser et udkast, vilkår og betingelser, din seneste indsendelse, politikker og procedurer eller et andet vigtigt dokument, er det vigtigt at kunne se, hvem der gjorde hvad og hvornår.
Indtil for nylig kunne du ikke se, hvem der så dine Google Docs. Du kunne se, hvem der redigerede det, men ikke hvem der lige læste det. Hvis de ikke gemte, redigerede eller efterlod en kommentar, havde du ingen idé om, om en bestemt person overhovedet læste den seneste version af et dokument.
Da du også kan dele Google Docs med skrivebeskyttede tilladelser, kan du dele dokumentet med nogle personer med den hensigt, at de gennemgår dokumentet, men ikke foretager nogen ændringer.
Nuværende versioner af Google Docs giver dig mulighed for at konfigurere indstillinger, så du kan se, hvem der har set dine Google Docs. Lad os tage et kig på, hvordan du selv kan gøre dette.
G Suite Activity Monitor
G Suite bruges typisk af organisationer, hvor samarbejde er afgørende. Hvis du bruger G Suite til at samarbejde med andre regelmæssigt, kan du bruge Activity Monitor til at se visningshistorikken for enhver Google Docs-fil.
Følg disse trin for at gøre det:
- Åbn en Google Sheet-fil
- Klik på den opadgående trend pil ikon øverst til højre, eller gå til Værktøjer rullemenu
- Åbn Aktivitets dashboard
- Klik på Alle seere for din organisationsfane
Denne proces giver dig mulighed for at spore visninger i dokumentet, herunder dato og klokkeslæt for den sidste visning for hver fremviser.
Hvis du ikke kan se Activity Monitor-indstillingen i dit Google-dokument, betyder det sandsynligvis, at du er logget ind på den gratis version af Google Docs eller en personlig konto i stedet for en G Suite-version.
Seer- og kommentartendenser
Ud over at se, hvem der har set dine Google Docs, giver Activity Monitor dig også mulighed for at se tendenser til, hvornår folk har set eller kommenteret dit dokument.
Seertendens: Viser dig et søjlediagram over antallet af unikke seere over et hvilket som helst tidsrum, du vælger fra 7 dage til hele tiden.
Kommentar Trend: Viser dig søjlediagrammer over kommentartendensen over et hvilket som helst tidsrum fra 7 dage til hele tiden.
Slå Vis historik fra i Google Docs
Hvis du af en eller anden grund vil slå et dokuments visningshistorik fra, kan du også gøre det ved at følge disse hurtige trin:
- Åbn Google Sheet
- Klik på den opadgående trend pil i øverste højre side af din læge eller gå til Værktøjer fra rullemenuen
- Åbn Aktivitets dashboard
- Vælg Privatindstillinger
- Skift til under Dokumentindstilling Vis min visningshistorik for dette dokument at slukke
Denne mulighed er også tilgængelig i den personlige eller gratis version af Google Docs. Hvis du arbejder på et dokument, men ikke ønsker, at dine samarbejdspartnere skal vide det, før du er klar til at dele dine sidste revisioner, kan du slå din visningshistorik fra.
Start med at åbne Google Sheets, og klik på Indstillinger.
Menuen Indstillinger giver dig mulighed for at slå din visningshistorik fra med indstillingerne "Aktivitetskontrolpanel". Når du har skiftet dette til "fra", skal du klikke på OK for at gemme ændringer.
Sådan kan du se, hvem der har foretaget ændringer i dit Google-dokument
Versionskontrol er meget vigtig, især hvis du arbejder i en reguleret branche. Versionskontrol er noget Google Docs har gjort godt i et stykke tid. Dokumenter viser, hvem der har redigeret et dokument, gemt eller delt det. Dette fungerer faktisk ikke kun med G Suite, men også med personlige Google Docs.
Hvis du er interesseret i versionskontrol eller vil sikre dig, at ingen har foretaget ændringer, de ikke burde uden at låse filen ned, kan du finde ud af det ved at følge disse trin:
- Åbn et Google-ark, du vil spore
- Vælg Fil og Versionshistorik
- Vælg Se Versionshistorik
Et vindue skulle vises til højre på din skærm, der viser hver lagring og redigering for det pågældende dokument. Afhængigt af hvordan du har konfigureret G Suite eller Google Docs, kan du også se disse data ved at vælge linket "Sidste redigering blev..." øverst i dokumentet. Det tager dig til præcis det samme sted.
Inden for dette vindue bør du også have mulighed for at se den tidligere version af dokumentet, før redigeringerne blev foretaget.
Dette er vigtigt for versionskontrol, da du har et revisionsspor over, hvilke ændringer der blev foretaget, hvornår de blev foretaget, og af hvem. Det er også nyttigt, hvis du har lavet nogle ændringer, sover på det, ombestemmer dig og vil rulle dem tilbage.
Sådan ser du, hvem der har delt dit Google-dokument
Du kan også se, hvem der har delt dit Google-dokument, og hvornår. Du kan også se delingsindstillingerne, så du bedre kan kontrollere adgangen til dit dokument.
- Gå til drive.google.com
- Klik på MyDrive til venstre
- Klik på den lille jeg knappen i øverste højre hjørne
- Klik Aktivitet
- Du kan enten klikke på hver fil eller mappe individuelt eller gennemgå rullepanelet til højre på skærmen. Dette vil vise dig, hvem der har delt dit dokument.
Du kan også tjekke inde fra dokumentet ved at vælge Del. Navnene på personer vises i pop op-vinduet. Hvis der er flere personer, skal du vælge et navn, og listen over alle navne vises.
Afsluttende tanker
Din mulighed for at bestemme, hvem der har set, delt og redigeret dine dokumenter er begrænset, hvis du ikke har adgang til en G Suite-konto. der er dog stadig måder at få nogle grundlæggende oplysninger på.
Ved at følge trinene i denne vejledning kan du hurtigt og nemt se, hvem der har set, redigeret, ændret dit Google Docs-dokument på nogen måde.