Billede 1 af 6
Millioner af mennesker bruger Microsoft Outlook til at administrere deres e-mail og kalender, både på arbejdet og derhjemme. Det er et vidnesbyrd om dets anvendelighed, men sandheden er, at få mennesker virkelig ved, hvordan man får mest muligt ud af dets funktioner.
At lære nogle få enkle tricks kan spare dig tid, hjælpe dig med at arbejde mere effektivt og endda synkronisere dit hjem og dit arbejdsliv. Disse tips er rettet mod Outlook 2013, 2016, 2019 og Microsoft 365, men mange gælder også for ældre versioner af Outlook.
Tip #1: Fjern gentagne indtastninger ved hjælp af hurtige dele
Hvis du regelmæssigt har brug for at skrive en standardblok med tekst, kan du gemme den som en "Hurtig del" for nem indsættelse i dine e-mails.
- Fremhæv teksten i komponistvinduet.
- Klik på "Indsæt" fanen for at rulle båndmenuen ud.
- Vælg "Hurtige dele" og vælg “Gem markeringen i Quick Parts-galleriet."
- Klik "OKAY" i pop op-rammen for at gemme den nye hurtigdel-sætning.
Når du i fremtiden begynder at skrive den samme tekstblok, vil du se den dukke op som et forslag. Hit "Vend tilbage" for at indsætte hele teksten. Du kan også vælge din sætning med musen ved hjælp af "Hurtige dele" dropdown. Højreklik på den for placeringsmuligheder, eller rediger og administrer hurtige dele og andre "byggeklodser".
Tip #2: Skriv en besked til levering på et fremtidigt tidspunkt
Hvis du har nogle nyheder eller beskeder, som du ikke vil dele med det samme, giver Outlook dig mulighed for at udskyde leveringen til et bestemt tidspunkt.
- Skriv din e-mail og tilføj din modtager. Gør alt klar til at sende, som du plejer.
- Klik på fanen "Indstillinger". En flyout-menu vises under den.
- Klik på "Forsinket levering" eller vælg det lille pilikon i "Sende" boks, afhængigt af din Outlook-version og OS.
- I pop op-rammen skal du vælge den dato og det klokkeslæt, du ønsker, at modtageren skal modtage e-mailen, og klik derefter på "Tæt" eller "Sende" afhængigt af din Outlook-version og OS.
- Klik "Sende" når færdig.
- Hvis du bruger en Exchange-server, kan du nu lukke Outlook. Hvis du bruger POP eller IMAP, skal du lade applikationen være åben, indtil den angivne afsendelsestid er gået.
Du kan også opdatere dato og klokkeslæt eller slette beskeden helt, før den bliver sendt. Besøg "Kladder" mappe og klik "Annuller afsendelse." Derefter kan du genskabe beskeden og sende den på en ny dato eller et nyt tidspunkt.
Tip #3: Opret en mappe til almindelige søgninger
Du kan altid søge i den aktuelle mappe ved at skrive ord eller sætninger i søgefeltet, som findes over beskedlisten. For ofte søgte termer kan du dog forenkle jobbet med en "Søg" folder.
Gå til "Folder" fanen og højreklik på "Søg mappe" at skabe en. Vælg mellem en række forskellige skabeloner (e-mail fra bestemte personer, e-mail markeret som vigtige osv.) eller opstil dine egne kriterier ved at bruge "Opret en tilpasset søgemappe" mulighed.
Din nye søgemappe vises i mapperuden i venstre side af Outlook-vinduet; klik på den for at se meddelelser, der opfylder dine valgte betingelser. Højreklik og vælg "Omdøb mappe" for at give det et passende navn.
Tip #4: Automatiser tilbagevendende opgaver med hurtige trin
Hvis du oplever, at du regelmæssigt udfører en bestemt opgave, såsom at videresende en indgående e-mail til en kollega eller invitere en gruppe modtagere til et møde, så Hurtige trin kan spare dig tid. Du finder et sæt foruddefinerede Hurtige trin midt i Hjem fanen, men den virkelige kraft af funktionen kommer i at definere din egen.
Klik på rullemenuen og vælg "Nyt hurtigt trin" at oprette en brugerdefineret rækkefølge af handlinger, der kan kategorisere, flytte, markere og slette beskeder med et enkelt tryk på din mus.
Ved at klikke på pilen, der kan trækkes ud, findes i sektionen nederst til højre i "Hurtige trin" båndgruppe, åbner en dialogboks, hvorfra du kan duplikere og redigere genveje, så du kan oprette en række variationer af et tema.
Tip #5: Sorter din post med regler og betinget formatering
Det 'Regler' dropdown i 'Bevæge sig' afsnit af 'Hjem' fanen giver muligheder for at oprette og administrere regler for automatisk behandling af meddelelser, når de ankommer. Hvis du vælger en besked, før du klikker, vil den tilbyde at oprette en regel, der påvirker lignende beskeder. Vælg "Opret regel" og du får mulighed for at angive alle mulige kriterier, der skal tjekkes efter, inklusive afsender, modtager, størrelse, dato osv. Du vil også vælge, hvad der skal ske med e-mails, der matcher de fastsatte kriterier.
En lignende funktion er Betinget formatering, som du finder ved at klikke "Se indstillinger" efterfulgt af "Udsigt" fanen. Dette flytter eller behandler ikke beskeder, men det viser e-mails, der matcher bestemte kriterier i en bestemt skrifttype og farve, så du øjeblikkeligt kan se dem i din indbakke.
Tip #6: Ryd automatisk unødvendige beskeder
Hvis du vil spare plads eller rydde op i et uhåndterligt e-mail-spor, kan du Ryd op værktøj i Outlook 2013 og nyere kan hjælpe. Den analyserer en komplet e-mail-samtale og sletter alle meddelelser, der er blevet citeret i deres helhed i en efterfølgende meddelelse - på den måde kan du stadig se, hvad der er blevet sagt ved at kontrollere efterfølgende meddelelser.
At bruge Ryd op, skal du klikke på dens rullemenu på "Hjem" fanen og vælg, om du vil rydde op i en enkelt samtale eller en hel mappe. For at implementere yderligere kontrol over dine indstillinger skal du klikke på "Indstillinger" knappen i pop op-advarslen for at vælge, hvilken slags beskeder der skal slettes, og hvad der skal stå i fred.
Tip #7: Deleger adgang til din mail og kalender
Hvis en bestemt situation eller begivenhed kræver, at du giver Outllok-kontoadgang til en anden person, kan du midlertidigt lade en anden administrere din indbakke og aftaler. For at konfigurere dette skal du åbne "Fil" fanen, og klik derefter på "Bruger indstillinger" dropdown og vælg "Delegeret adgang." Klik "Tilføje" og indtast navnet på den person (eller personer), som du vil give adgang.
Du vil se et sæt rullemenuer for tilladelser. Standardindstillingerne giver din stedfortræder mulighed for at få adgang til og opdatere din kalender og opgaveliste, mens e-mail og kontakter forbliver private. Du kan justere tilladelserne til dine behov.
Bemærk: En stedfortræder skal bruge den samme version af Outlook som dig, og de elementer, du vil have dem til at få adgang til, skal være gemt på en Exchange-server. Den delegerede vil ikke have adgang til din postkasse, der ligger på din harddisk.
Tip #8: Administrer kvitteringer for læsning
Heldigvis er Outlook velopdragen nok til at spørge om tilladelse, før du sender en kvittering for læsning; du kan tilpasse dens adfærd yderligere ved at klikke på "Fil" fane, åbning "Muligheder," at vælge "Post" se, og rul ned til 'Sporing' afsnit. Vælg for at konfigurere hyppigheden af sendte kvitteringsanmodninger "altid" eller "aldrig," eller konfigurer dine egne indstillinger for kvitteringsanmodning.
En nyttig mulighed er muligheden for at anmode om en leveringskvittering, som bekræfter, at din e-mail er nået frem til modtagerens mailserver, uden at insistere på en meddelelse, når den faktisk er åbnet.
Tip #9: Tidszoner
Hvis du rejser på arbejde, vil du kende frustrationen over, at møder og aftaler i Outlook dukker op på det forkerte lokale tidspunkt. Heldigvis kan du styre tidszoner fra dine indstillinger. Under "Fil," lede efter "Muligheder" og vælg "Kalender" at åbne din "Tidszone" indstillinger. Når du har ændret din lokale tidszone, vil e-mail-tidsstempler og kalenderposter blive vist med den passende forskydning.
Du kan også konfigurere en anden tidszone til at blive vist, så du for eksempel kan holde styr på, hvad klokken er hjemme, eller se, hvad klokken er for dine kollegaer i udlandet for at sikre, at du fanger dem i kontortiden og ikke t kontakte dem på et ubelejligt tidspunkt af dagen. Klik "Skift tidszoner" for nemt at skifte fra et sted til et andet.
Tip #10: Brug Sticky Notes-funktionen
Outlook indeholder en indbygget sticky notes-funktion, der hjælper med at minde dig om eller notere vigtige oplysninger. Trykke "Ctrl + Shift + N" fra hvor som helst i Outlook-grænsefladen for at oprette en ny note, som kan trækkes og placeres hvor som helst på skærmen. Som standard vises noter i lysegul, men du kan tildele dem til kategorier, hvilket får dem til at skifte til den tilhørende farve.
For at administrere dine noter skal du klikke på "Bemærk" ikonet i bunden af 'Udsigt' panel. Derfra kan du kopiere, organisere og udskrive noter. Du kan også søge, via feltet øverst til højre i vinduet, efter noter med specifik tekst.
Tip #11: Krypteret e-mail
Hvis du vil bevise, at dine beskeder virkelig er fra dig, kan Outlook kryptere dine e-mails. Du kan endda gå et skridt videre og kryptere teksten og vedhæftede filer, så kun modtagere, som du har delt nøglen med, kan læse dem. For at konfigurere dette skal du åbne "Trust Center-indstillinger" ved at klikke "Fil | Indstillinger | Tillidscenter” og vælge "E-mailsikkerhed."
Det er lige så nemt at kryptere e-mails og tilføje en digital signatur som at sætte kryds i de relevante felter, men du skal oprette og importere en digitalt ID hvis du ikke allerede har en. Klik "Få et digitalt id..." for at se links til en række udbydere, inklusive Comodo, som tilbyder gratis e-mail-certifikater.