Hvis du bruger Google Sheets til forretning eller for en organisation, er det nøglen at låse eller på anden måde beskytte aktiver. Utilsigtet ændring eller sletning, ondsindede ændringer eller generelle fortræd eller fejl kan alle medføre, at du mister dit arbejde, og selvom Google opbevarer en sikkerhedskopi af det, er det stadig spildt tid. Hvis du gerne vil begrænse redigering af specifikke celler eller beskytte andre aspekter af Google Sheets, er denne øvelse for dig.
Google Sheets svarer til Excel og giver nogle grundlæggende, men stadig kraftfulde regnearksværktøjer i skyen. Jeg bruger Google Sheets og Docs meget. Selvom der ikke er noget at se på, indeholder de alle de nødvendige værktøjer til produktivitet. De er måske ikke så dybdegående som Office eller i stand til så mange funktioner, men medmindre du er revisor eller projektleder, vil du alligevel ikke bruge halvdelen af de værktøjer, der følger med Office.
Der er et par måder at beskytte dit arbejde på i Google Sheets. Jeg vil vise dig nogle af dem.
Lås celler i Google Sheets
For at begrænse redigering af bestemte celler i Google Sheets skal du låse dem. På den måde er det kun dig eller en, du føjer til den godkendte liste, der kan ændre disse celler. Alle personer med tilladelse til at se og se dem, men ikke ændre dem. Det er en praktisk måde at kontrollere, hvem der gør hvad med dine dokumenter.
Der er to hovedmåder at gøre dette på. Du kan markere celler og låse dem eller vælge hele arket og tilføje undtagelser. Jeg viser dig den første metode her og undtagelsesmetoden om et minut.
- Åbn dit ark, og vælg det celleområde, du vil låse.
- Vælg Data og beskyttede ark og områder. En menulinje vises til højre.
- Giv låsen et meningsfuldt navn, og vælg Indstil tilladelser.
- Vælg Begræns, hvem der kan redigere dette område, og indstil det til Kun dig, eller tilføj andre fra indstillingen Brugerdefineret.
- Vælg Udført, når du er færdig.
Du kan tilføje andre personer med deres Gmail-adresse eller vælge fra en liste afhængigt af, hvordan du har konfigureret Google Sheets. Når det er gjort, vil de celler, du har angivet, blive låst til alle andre end dem, du giver tilladelse til. Låsen er usynlig, indtil nogen forsøger at ændre den, som ikke er på listen.
Hvis du ikke vil låse cellerne helt ned, kan du i stedet vise en advarselsmeddelelse. Dette giver dig mulighed for at advare redaktøren om, at den eller de celler, de er ved at redigere, er vigtige og at være ekstra forsigtig.
- Åbn dit ark, og vælg det celleområde, du vil låse.
- Vælg Data og beskyttede ark og områder. En menulinje vises til højre.
- Giv låsen et navn, og vælg Indstil tilladelser.
- Vælg Vis en advarsel, når du redigerer dette område.
- Vælg Udført.
Med denne indstilling vil enhver, der er ved at redigere den beskyttede celle, se en popup-advarsel, der fortæller dem "Vær opmærksom! Du forsøger at redigere en del af dette ark, som ikke bør ændres ved et uheld. Rediger alligevel?’ Der er også en specifik OK-knap for at sikre, at redaktøren virkelig vil ændre cellen. Dette er nyttigt for at minde dem, du har tillid til, om at redigere dit ark, at de særlige celler kræver ekstra pleje.
Lås hele Google Sheet
Hvis det ikke er nok at låse celler ned, kan du låse hele Google Sheet for at gøre det kun læseligt for alle undtagen godkendte brugere. Det følger en lignende proces som ovenstående, men gør hele arket urørligt i stedet for specifikke celler. Hvis du præsenterer eller deler dit ark og ikke vil have det rodet rundt, er det sådan, du beskytter det.
- Åbn det ark, du vil låse.
- Vælg Data og beskyttede ark og områder. En menulinje vises til højre.
- Vælg arkskifteknappen i stedet for rækkevidde.
- Vælg det specifikke ark, hvis der er mere end et.
- Vælg Indstil tilladelser, og tilføj brugere, der kan redigere.
- Vælg Udført.
Du kan bruge samme arrangement som cellelåsning med hensyn til låsning eller advarsel. Det bruger samme opsætning som ovenfor, så jeg vil ikke kede dig ved at gentage det.
Tilføjelse af celleundtagelser til et låst ark
Jeg nævnte ovenfor, at der er en anden måde at låse celler på, og det er at låse hele arket, men tilføje celler som en undtagelse. Hvis du har et stort ark og kun en eller nogle få celler, der skal låses, kan dette være den nemmeste måde at gøre det på. Sådan gør du:
- Følg processen ovenfor for at låse hele Google Sheet, men stop før trin 6.
- Vælg Undtagen visse celler under arkvælgeren.
- Tilføj de celler, du vil forblive redigerbare i boksen nedenunder. Fortsæt, indtil alle celler er inkluderet.
- Vælg Indstil tilladelser og fortsæt derfra.
Du kan tilføje individuelle områder ved at vælge én gruppe og derefter vælge linket Tilføj et andet område nedenunder. Du kan gentage så meget som praktisk muligt for at sikre dit ark fuldt ud.
