Hvis transaktionerne på din QuickBooks-konto er hobet op, har du måske prøvet at slette dem. Kun for at opdage, at det ikke er så nemt, som du først troede.
For at gøre tingene mere komplicerede er det ikke tilgængeligt at slette transaktioner i løs vægt på QuickBooks Online. Men der er ingen grund til bekymring. Denne artikel har til formål at hjælpe dig med at slippe af med overskydende data med relativ lethed.
Desuden får du nogle ekstra tips om, hvordan du administrerer transaktioner med QuickBooks.
Før du starter
For at slette nogle få transaktioner på én gang skal du bruge værktøjet Batchslet/ugyldig transaktioner.
Dette værktøj/indstilling kommer med QuickBooks Desktop Accountant 2017. Og det samme gælder Enterprise og Enterprise Accountant 17.0 eller nyere.
Det er nødvendigt at være logget ind som ekstern revisor eller administrator. Og multi-valuta understøttes ikke, når du sletter flere transaktioner.
Derudover er der nogle transaktioner, du slet ikke kan masseslette.
- Lønchecks
- Fakturaer med refusion (varer, kilometertal eller tidspunkter)
- Transaktioner i en lukket periode
- Lønansvarstjek
- Online regningsbetalinger
- Fakturaer med fakturerbare omkostninger og tid
- Salgsafgiftsbetalinger
Masse-sletning af transaktioner – Trin-for-trin guide
Trin 1
Start QuickBooks, naviger til Fil, og klik på "Skift til enkeltbrugertilstand". Nogle gange er der også en "Skift til Multi-User Mode" mulighed, klik ikke på det. Ellers vil du ikke være i stand til at fortsætte med yderligere handlinger.
Trin 2
Derpå, naviger til revisor og klik på "Batch Slet/ugyldig transaktioner". Vælg de transaktioner, du gerne vil af med. Du kan gøre dette fra listen over tilgængelige transaktioner.
Trin 3
Klik på "Review & Void" for at fortsætte med yderligere handlinger. Denne mulighed er også tilgængelig som "Gennemse og slet". Uanset hvad, så gør det det samme.
Trin 4
Klik nu på en af de to knapper - "Back Up & Void" eller "Back Up & Delete". Denne handling er valgfri, og du kan vælge "Kun ugyldig" eller "Kun slet" fra rullemenuen.
For at afsløre menuen skal du klikke på pil-ned ud for de førnævnte knapper. Det af vejen skal du blot bekræfte ved at klikke på Ja.
Pro tip:
Hvis du har brug for at føre en fortegnelse over de slettede eller annullerede transaktioner, giver QuickBooks dig mulighed for at udskrive dem.
Vælg "Se slettet/annulleret transaktionsrapport", og tryk på Ctrl/Cmd + P for at udskrive den. Du kan også tage den lange rute og vælge Udskriv i menuen Filer.
Alternativ metode
Denne metode gælder for massesletning af bankfeedtransaktioner. Her er, hvad du skal gøre:
Trin 1
Vælg menuen Bank og vælg din konto. Naviger derefter til indstillingen "Til gennemgang" og vælg de transaktioner, du vil fjerne.
Trin 2
Tryk på knappen "Batch actions" og vælg "Exclude Selected". Nu kan du gå til sektionen Udelukkede og vælge de givne transaktioner en gang til.
Vælg knappen "Batch actions" igen, og vælg "Slet" fra menuen.
Bemærk:
De, der ønsker at fjerne diagrammet med kontotransaktioner, skal stadig slette dem én efter én. Men der har været nogle rygter om, at QuickBooks vil inkludere en massesletningsmulighed for dette i fremtiden.
Sletning af transaktioner én for én
Denne metode er noget nemmere. Så igen gælder det QuickBooks Desktop, og du skal logge på med administrative rettigheder.
Trin 1
Åbn QuickBooks, naviger til hovedmenuen, og vælg Lister. Klik derefter på "Kontoplan" - den vises under rullemenuen.
Trin 2
Gå til den konto, der indeholder de transaktioner, du gerne vil slette, og tryk på Åbn. Gennemse alle transaktionerne og find den, du gerne vil fjerne. Bemærk, at transaktionerne vises i den rækkefølge, du vælger, og det kan du ændre.
Trin 3
Når du har fundet den transaktion, du vil droppe, skal du vælge Rediger i hovedmenuen og klikke på Slet. Der er en bekræftelsespop-up, og du trykker på OK for at bekræfte.
Avancerede filtreringsmuligheder
Hvis du kører alle dine transaktioner gennem QuickBooks, kan filtreringsmulighederne markant fremskynde fjernelse af de overskydende.
For det første giver QuickBooks dig mulighed for at anvende filtre baseret på transaktionstype. Og det bedste er, at du derefter kan annullere eller slette dem i henhold til filteret. Gå til indstillingen Transaktionstype, klik på rullemenuen ved siden af den, og klik derefter på den specifikke transaktionstype.
Disse omfatter følgende:
- Bill kreditter
- Regningsbetalingschecks
- Refusionschecks
- Refusion af regninger
- Finansieringsomkostninger
Ud over dette kan du filtrere transaktioner efter dato. Inden for den tilgængelige transaktion skal du gå til "Vis transaktioner efter" og klikke på rullemenuen ved siden af den.
Der kan du vælge "Sidst ændret dato", "Indtast dato" og "Transaktionsdato". Plus, QuickBooks giver dig mulighed for at skjule eller vise annullerede eller linkede transaktioner.
For at skjule eller vise en af dem skal du blot klikke på boksen foran den tilsvarende mulighed. Disse er placeret ved siden af rullemenuen Transaktionstype.
Gør dine bøger rene
På nuværende tidspunkt er massesletning af QuickBooks-transaktioner sandsynligvis mere arbejde, end du havde regnet med. Primært på grund af sikkerhed eller visse regler, der former tjenesten.
Hvad er din mening om dette? Hvorfor tror du, at QuickBooks gjorde det vanskeligt at slette flere transaktioner? Del dine tanker med resten af TJ-fællesskabet i kommentarfeltet nedenfor.